¿Estás organizando alguna fiesta o evento? ¿Estás preparando tu boda y te acabas de dar cuentas de todo lo que hay detrás de ello? Para ambos casos, y para muchos otros como una fiesta de cumpleaños, hay que tener en cuenta muchas cosas. Acordarse de todo y no llevar una buena organización es sinónimo, casi seguro, de que algo se nos olvide.
Considero, entre tú y yo, que más vale la pena perder 15 minutos pensándolo todo bien y planificando cómo y cuándo queremos hacer cada cosa y cada detalle, que hacerlo a lo loco y que luego lleguen las sorpresas.
¿Cómo planificar un evento con la plantilla Excel?
Con esta plantilla se trata de desglosar todas y cada una de las acciones a realizar, con sus fechas previstas, la cantidad de tiempo necesario previsto (para ver si llegamos a tiempo a organizarlo todo), el estado, si está hecho o no, y el coste de cada tarea.
Un buen desglose de las tareas a realizar puede ser la clave del éxito del evento. Si cuando anotas todas las acciones que se han de hacer para organizar el evento, al máximo detalle, quiere decir que no se va a quedar nada sin hacer y lo tienes todo controlado.
En caso contrario, si cuando analizas las diferentes tareas, dejas las acciones sin completar, puede ser que luego tengas problemas con los tiempos para la realización de las acciones, o incluso se queden cosas pendientes.
Esto puede evitarse dedicando tiempo al primer paso que te recomiendo seguir.
¿Cómo dividir correctamente una tarea?
El primer paso es desglosar la organización del evento en las tareas más generales, adjudicarles un plazo y un presupuesto aproximado destinado a la tarea.
Es importante ser realista con los plazos a seguir y con el presupuesto, ya que esto indicará si el evento es viable realizarlo, tanto económicamente como temporalmente.
Un ejemplo de esto sería: Tener salón de boda antes de 6 meses del evento.
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| En este post puedes descargar la plantilla Excel para seguimiento de tus tareas. Anota todas las tareas que tienes pendientes por realizar y céntrate solo en realizarlas. Quítate la presión de acordarte de todo y concentra tus esfuerzos en cumplir los plazos. |  |
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A continuación esa tarea general la podemos desglosar en subtareas de la misma. Como te comentaba anteriormente, cuanto más desglosada esté la tarea, mayor probabilidad de éxito tendrás en ella.
Siguiendo con el ejemplo podría ser: Ver 10 salones boda. Pedir presupuesto a los 3 que más nos han gustado. Hace reserva con el elegido.
Por último sería hacer los detalles o pasos necesarios para realizar de las subtareas. En este momento has de anotar todo aquello que necesitas hacer para que la subtarea se lleve a cabo con éxito, y como he dicho antes, cuánto más detalle, mejor saldrá la subtarea.
En este caso podría ser: ver salón 1; Ver salón 2; Pedir presupuesto salón 5, etc.
Descargar plantilla Excel organización de eventos
¿Qué eventos puedes organizar con esta plantilla?
La plantilla es muy versátil y te permite organizar una gran variedad de eventos. Vamos a ver algunos ejemplos:
- Una boda, comunión, bautizo, etc.
- Reuniones familiares
- Celebración de cumpleaños
- Eventos deportivos
- Eventos educativos como talleres, seminarios, etc.
¿Qué tienes que incluir en tu plantilla de organización de eventos?
Cuando eres el encargado de organizar un evento hay muchos aspectos a tener en cuenta. Te voy a enumerar los imprescindibles para tu éxito y que puedes incluir en la plantilla Excel de organización de Eventos:
- Tanto aspectos generales como detalles. Has de tenerlo todo controlado, no te centres solo en lo general ni exclusivamente en los detalles. Es un conjunto y has de dominarlo todo. Es igual de importante el local, como las galletas de chocolate bañadas en azúcar glass.
- Planifica primero, luego pasa a la acción. Con esto me refiero a que te pares a planificarlo primero en tu plantilla para cuadrar tiempos y presupuesto. No vaya a ser que luego no de tiempo o falte dinero…
- Comunicación. El incluir el estado de la tarea y si se organiza con más de una persona, la actualización del estado de las mismas para que el resto conozcan su situación es una parte importantísima.
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