Eres igual que yo. Lo sé. Una persona con mil cosas que hacer, mil tareas pendientes, y que poco a poco se van acumulando. Para eso la mejor opción es llevar un seguimiento de tus tareas y organizarte basándote en ello.
Una de las mejores soluciones que he encontrado, es tener una plantilla Excel para seguimiento de tareas. Parece que el Excel solo sirve para sumar y restar… ¡¡Pero NO!! Eso es un mito y vas a ver el potencial que tiene tener esta herramienta para todo hoy en día.
¿Qué es el seguimiento de tareas?
El seguimiento de tareas no es únicamente ver si se ha hecho o no se ha hecho algo en concreto, va mucho más allá. Para un correcto uso de la plantilla de seguimiento de tareas, esta debemos dividirla en cinco puntos:
- Identificar las tareas y sus subtareas
- Planificar el orden en que van a hacerse
- Asignar tareas entre los diferentes miembros del equipo
- Actualizar el estado de las tareas cada vez que hay cierto avance
- Establecer plazos y cumplirlos
Cómo utilizar la plantilla Excel para tu lista de tareas
Se trata de un libro sencillo, de fácil manejo y rápida. Con 6 o 7 simples pasos vas a tener todas tus tareas completamente organizadas y de forma muy visual.
En esta plantilla vas a necesitar rellenar los siguientes campos:
- Tarea: Detalla las tareas que tienes en tu cabeza
- Prioridad: Es la importancia que tiene la tarea en tu vida o en tu ámbito personal o profesional. Si tienes que mandar un correo muy importante, o una llamada pendiente a un familiar…
- Estado: Si está sin empezar la acción, en proceso o ya la has finalizado.
- Fecha de inicio – Fecha de vencimiento: Son los plazos que tienes para realizar la tarea. Es decir, si la inicias un lunes y tienes una semana, lo marcarás en la fecha de inicio.
- % Completado: Es para que visualmente tengas presente cómo está la tarea con un % de finalizado.
- Notas: Esto lo he añadido por si quieres poner algún apunte concreto de dicha tarea.
Descargar plantilla Excel para seguimiento de tareas
Seguimiento de tareas: Aumento de productividad
Una de las principales funciones del seguimiento de tareas es poder mejorar el rendimiento de tus acciones y una mejor planificación de tu día a día, que acaba reflejándose en un aumento de tu productividad.
Una plantilla Excel para el seguimiento de pendientes es un buen comienzo para aumentar tu rendimiento productivo.
El tener anotado el tiempo que estimas, los recursos, cuándo lo vas a hacer, el porcentaje que llevas realizado de cada tarea, la prioridad de la misma, etc. fomenta un claro compromiso con uno mismo por cumplir lo anotado.
Otro aspecto positivo que tiene el uso de este tipo de plantillas Excel es que te permite conocer de forma más concreta el tiempo que le dedicas a cada tarea y, por consiguiente, conocer la rentabilidad de la misma.
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